متقاضی پس از واریز وجوه مندرج در فیش نزد بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخه های لازم را جهت ضمیمه شده به پرونده به حسابداری اعاده میدهد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه و گواهی وصول حقوق دولتی و هزینه افراز پرونده را جهت اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال می‌دارد. متصدی دفتر املاک صورتجلسه افراز و پیش نویس سند مالکیت را ثبت دفتر املاک نموده و سند مالکیت اولیه متقاضی یا متقاضیان را ابطال، سند جدید را تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می کند.
مسئول اداره پس از بررسی اقدامات ثبت شده دردفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده و بخشنامه تنظیمی را امضا می کند.
بخشنامه مذکور پس از درج شماره بر آن به وسیله دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می‌گردد و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی، به بایگانی فرستاده می شود.
در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمت سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت، آنگاه پس از احراز هویت متقاضی یا متقاضیان به نحوی که در مباحث قبل توضیح داده شد در قبال اخذ رسید به آنان تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می شود.
تذکر : چنانچه متقاضی یا متقاضیان نتوانند آدرس محل سکونت سایر شرکای را تعیین و اعلام نمایند ابلاغ هر گونه اخطار به آن ها برابر مقررات آئین نامه اجرای اسناد رسمی لازم الاجرا و از طریق درج در روزنامه انجام پذیر خواهد بود.
۳-۱-۸-نکات موردتوجه در افراز
۱- بعد از ترسیم نقشه و امضاء توسط مأمورین اداره ثبت و شرکای، در صورتی که ملک مورد افراز، عرصه ملک باشد نقشه بردار، دو نسخه از نقشه ترسیمی را در اجرای ماده ۱۰۱ ق شهرداری‌ها به همراه نامه ای که به امضاء رئیس اداره ثبت رسیده است به وسیله نامه رسان جهت بررسی مطابق ضوابط شهرسازی و تأیید و عدم تأیید به شهرداری که ملک در حوزه آن قراردارد، ارسال می نماید و شهرداری موظف است ظرف ۲ ماه اعلام نظر نماید و عدم اعلام نظر طی این مهلت به منزله تصویب نقشه است و افراز انجام می شود و در صورتی که افراز ملک به نظر شهرداری بلامانع باشد یک نسخه از نقشه را مهر نموده و جهت ادامه عملیات به اداره ثبت برگشت میدهد اما در صورتی که که شهرداری نقشه افرازی را قابل اصلاح تشخیص دهد ظرف ۲ ماه با قید توضیحات لازم، مراتب را به اداره ثبت علام تا نقشه مطابق با نظر شهرداری اصلاح شود.
۲- در صورت تأیید نقشه ترسیمی توسط شهرداری، نقشه بردار باید صورتمجلس افراز ملک که حاوی مشخصات مالکین و مقدار مالکیت آن ها و حدود و مشخصات کل ملک و قطعات افرازی و بهاء ء نماینده ثبت و خواهان و خوانده حاضر در محل برساند و صورتمجلس مذکور را نزد رئیس اداره ارسال تا وی با اختیار حاصله از ماده ۲ قانون افراز و فروش املاک مشاع و ماده ۵ آ. اجرایی با رعایت مقررات اتخاذ تصمیم نماید.
۳- مسئول اداره ثبت باید ضوابط تفکیک و افراز را از نظر حد نصاب مساحت قطعات تفکیکی و افرازی از شهرداری محل پرسش نماید تا در صورتی که ملک پس از معاینه توسط نماینده و نقشه بردار از نظر حد نصاب مساحت قطعات طبق ضوابط شهرداری قابل افراز نباشد، بدون ارسال نقشه به شهرداری از نظر رعایت ماده ۱۰۱ قانون شهرداری‌ها، گزارش لازم توسط نماینده و نقشه بردار تهیه و به نظر رئیس اداره رسیده تا اتخاذ تصمیم شود.
۴- تصمیم مسئول واحد ثبتی به انضمام یک نسخه ا زصورتمجلس و فتوکپی نقشه افرازی در صورتی که ملک قابل افراز باشد. به کلیه شرکای ابلاغ می شود تا چنانچه اعتراضی داشته باشند مطابق ماده ۲ قانون افراز و فروش املاک مشاع ظرف ۱۰ روز از زمان ابلاغ، اعتراض خود را به دادگاه شهرستان محل وقوع ملک تسلیم نمایند.
۵- مسئول اداره باید در صورت وجود اشکال قانونی و عدم امکان افراز ملک، تصمیم خود را با ذکر مشخصات خواهان و خوانده و گردش کار و جریان ثبتی با ذکر علت عدم امکان افراز به استناد مواد قانونی و آیین نامه مربوطه اعلام کند.
۳-۱-۹-سه رکن اساسی و مهم افراز
۳-۱-۹-۱- افراز بر اساس محل تصرفات شرکای انجام می‌گیرد
بموجب این اصل هر گاه این شخص xبعنوان یکی از شرکای در محلی از ملک مشاع، مبادرت به ساخت منزلی نموده باشد، هنگام افراز آن ملک، سهم شخص x باید از همان محلی که منزل را بنا نموده تعیین گردد نه اینکه از محل خانههای سایر شرکای که موجب شود منزل دیگر شرکای تخریب شود.
تذکر: باید توجه داشت که در افراز فقط سهم خواهان جدا می شود و سهام بقیه شرکای به صورت مشاع باقی می ماند و حدود جدید برای قسمت جدید ترسیم و ما بقی با حدود و اصلاح شده مشاع گذارده می شود.
۳-۱-۹-۲- میزان سهمی که به خواهان داده می شود باید متناسب با میزان مالکیت او باشد.
بر اساس این اصل سهم مفروزی که به خواهان افراز داده می شود باید با سهمی که از کل ملک داشته، معادل باشد بعبارتی اگر یکی از شرکای صاحب ۱۰۰ متر از ملک مشاع باشد ولی اقدام به ساخت ۱۲۰ متر بنا نموده باشد باید میزان ۱۰۰ متر افراز شود و چنانچه ۲۰ متر اضافه در محل حیاط باشد می توان آن را جدا کرد و به بقیه شرکای تحویل داد اما در صورتی که نتوان ۲۰ متر بر اساس قیمت بازار نرخ گذاری می شود و از بنا کننده دریافت و به سایر شرکای پرداخت می شود.
به بیان دیگر هر گاه افراد منجر به ورود ضرر به یک یا چند نفر از شرکای شود با افراز موجب تخریب مال مشاع شود. افراز ممنوع است. همچنین بموجب ماده ۵۹۵ قانون مدنی هر گاه تقسیم متضمن افتادن تمام مال مشترک یا حصه یک یا چند نفر از شرکای از مالکیت شود. تقسیم ممنوع است، اگر چه شرکای تراضی نمایند.
۳-۱-۹-۳- ارزش موقعیت سهم مفروزی
بموجب این اصل اگر در یک ملک مشاع که تقاضای افراز شده، نقاط مختلف آن لحاظ ارزش و قیمت با هم برابر نباشند و قیمت یک نقطه چند برابر قیمت نقاط دیگر باشد. هنگام افراز، شرکای متناسب با سهم خود باید هم از نقاط لرزشمند و هم از نقاط ارزشمند بهره مند شوند.
۳-۱-۱۰-تفاوت‌های افراز در دادگاه ها با افرازدر اداره ثبت
۱- طبق ماده ۶ آئین نامه اداره ثبت اخطار به مالکان جهت حضور در محل را مطابق با مقررات ابلاغ اخطاریه در اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا انجام میدهد اما این امر دارای اشکال است چون در سوابق ثبتی بعضی از مالکان (مانند اظهارنامه) نشانی کامل آنهاذکر نشده است. اما اخطار در دادگاه بر اساس نحوه ابلاغ در قانون مدنی است (اخطار -اخطاریه مجدد – احضار- احضار مجدد- جلب)
۲- هزینه افراز در اداره ثبت مطابق هزینه تفکیک است اما در مقررات دادگاه هزینه بر اساس تعرفه هایی است که دادگاه ارائه می نماید و مبنای محاسبه قیمت منطقه ای است.
۳-۱-۱۱-نکات عمده در مورد افراز
۱- در مورد افراز سهام مشاعی مالکین اراضی خارج از محدوده قانونی شهرها بموجب رأی وحدت روبه شماره ۴۸ مورخ ۱۴/۱۰/۶۳ هیات عمومی دیوان عالی کشور مطابق با قانون و ائین نامه افراز و فروش املاک مشاع عمل می شود.
