مدیران همواره در پی مجموعه قواعدی هستند که راهنمای عمل آن ها باشد، مدیران دانش نیز از این قاعده مستثنی نیستند و اصول آن باید به گونه ای به اجرا در بیاید که مناسب آن موقعیت باشد در غیر این صورت هر سازمانی در پیاده سازی مدیریت دانش با مشکل روبرو می­گردد.

اصول مدیریت دانش حاکی از آن است که مدیریت دانش، خود به خود در سازمان­ها شکل نمی­گیرد و زمینه و مهارت های خاصی را می­طلبد. بعضی از سازمان ها ممکن است وظیفه اجرای مدیریت دانش را به بخشی از مدیران یا کارکنان خود تفویض کنند. تجارب نشان داده است که تنها سازمان هایی موفق بوده اند که سطوح مختلف سازمانی خود را در این امر درگیر کرده‌اند(ابطحی و صلواتی،۱۳۸۵: ۳۷).

داونپورت (۱۹۹۸) ده اصل را به عنوان اصول مدیریت دانش ارائه داده است:

1. 1. مدیریت دانش مستلزم سرمایه گذاری است.

1. 1. مدیریت اثر بخش دانش، نیازمند پیوند انسان و تکنولوژی است.

1. 1. مدیریت دانش، سیاسی است.

1. 1. مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است.

1. 1. مزایای مدیریت دانش، سرچشمه گرفته از ترسیم دانش است.

1. 1. تسهیم و به کارگیری دانش ذاتی نیست.

1. 1. مدیریت دانش به معنی بهبود فرایندهای کار دانش است.

1. 1. دستیابی به دانش تنها شروع کار است.

1. 1. مدیریت دانش هیچگاه به پایان نمی رسد.

1. مدیریت دانش نیازمند یک قرارداد دانشی است (به نقل از ابطحی و صلواتی،۱۳۸۵: ۳۵).

هاتفی (۱۳۸۵) بیان می­دارد، برای موفقیت هر سازمان در نیل به اهداف خود از مجموعه دانشی استفاده می­ شود که در اذهان افراد انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از این دانش، می توان شکست سازمان‌ها یا بالا بودن هزینه ها در نتیجه تکرار برخی فرایندهای تصمیم ­گیری و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربی را انتظار داشت به همین دلیل سازمان های پیشرو، اقدام به جمع‌ آوری دانش نهفته نزد ‌گروه‌های کاری کرده‌اند که به آن سرمایه دانش گفته می شود و یکی از علوم توسعه یافته در این حوزه مدیریت دانش است. بطورکلی می توان گفت: مدیریت دانش عبارت است از تلاش برای کشف دارایی نهفته در ذهن افراد و تبدیل این گنج پنهانی به دارایی سازمانی به طوری که مجموعه وسیعی از افرادی که در تصمیم گیری های سازمان دخیل هستند، بتوانند از آن استفاده کنند.

خلاصه این که به کارگیری اصول و روال مدیریت دانش همانند برداشتن گام­هایی است که ما را قادر
می­سازند تا کمی فراتر و عمیق تر فکر کنیم یکی از اولین گام­ها و مراحل شامل آگاهی بیشتر از ساختارهای اطلاعات می­ شود که ما در آن کار می­کنیم. گام­های بعدی فرصت هایی برای پیش رفتن با ساختارهای بازسازی شده و روابط و تأثیرهای جدید که پدید می­آیند. افراد بیشتری اطلاعات را تقسیم و کسب ‌می‌کنند و دانش به وسیله روابط متقابل و تجربه دارای اطلاعات پدید می ­آید(پتریدز و نودین،۲۰۰۳، به نقل از نامداری، ۱۳۸۶).

۲-۲-۴-اهمیت و مزایای مدیریت دانش

با توجه به آنچه ‌در مورد دانش در مدیریت سازمان گفته شد اهمیت وجود یک روش سازمان یافته علمی مشخص می شود. می توان اهداف و منابع مدیریت دانش در سازمان را به شرح زیر برشمرد. این موارد برای سازمان هایی که دانش محور هستند مانند سازمان‌هایی که امور پروژه ای در آن ها جریان دارد از اهمیت بالایی برخوردار است.

• • اعطای دانش مناسب در زمان مناسب به فرد متقاضی

• • تعیین اینکه چه کسی در سازمان چه چیزی را می‌داند و در چه جایگاهی قرار دارد.

• • جلوگیری از کسب دانش تکراری (حتی به شکل استخدام)

• • جلوگیری از هدر رفتن دانش و تجربه کارکنان و مشاوران حتی بعد از بازنشستگی و قطع ارتباط کاری با آن ها

• • ایجاد فضای خلاق و نوآور در سازمان

• • حفظ و نگهداری کارکنان متخصص سازمان

• • ایجاد تجربه های علمی ارزشمند از دانش‌های ایجاد شده در پروژه ها

• • ارتقا و پیشرفت در به کارگیری دانش و تخصص به جای پنهان سازی آن

• • ارزشیابی عملکرد علمی کارکنان سازمان و جلوگیری از پیوستن آن ها به شرکت های رقیب

• کاهش هزینه های سازمان در ارتباط با دانش (میر شفیعی، ۱۳۸۷: ۳).

۲-۲-۵-اهداف مدیریت دانش

ویگ (۱۹۹۳) معتقد است که مدیریت دانش می‌تواند سازمان ها را قادر سازد تا عملکرد معمول خود را به عملکردی هوشیارانه، توام با خلاقیت بهبود بخشد. هدف مدیریت دانش، کشف دیدگاه های جدید در یادگیری، خلق دانش و توسعه رقابت های درون مرزی و برون مرزی، با رویکردی کنکاش گرانه در دنیای معاصر است (Ford,1996).

چوچان وی (۱۹۹۹)، هدف اصلی و پیام مدیریت دانش را در بهره وری پایدار جوامع اعلام نمود. در اوایل سال ۲۰۰۰ شعار مدیریت دانش، خلق، اشاعه، استفاده از دانش و اطلاعات با کیفیت بالا به منظور دستیابی به اهداف و یادگیری فردی و سازمانی مطرح شده است.

از نظر داونپورت و پروساک (۱۹۹۸) مدیریت دانش اهداف ذیل را دنبال می‌کند:

۱٫تدوین راهبردهایی مشخص برای تحقق مبادلات خلق الساعه دانش. مبادله دانش می‌تواند از طریق مشارکت در دانش، تدوین و برقراری روابط استاد – شاگردی تحقق پذیرد.

۲٫تسریع انتقال دانش.

۳٫تبدیل مدیریت دانش به جزئی از کار کارکنان از طریق انجام وظیفه تمام وقت تعدادی از کارکنان ستادی دانشور که می‌تواند به پدیده ای فراگیر تبدیل شود.

۴٫ایجاد نوعی فرهنگ سازمانی فوق العاده تا دانش، آزادانه و راحت بر سازمان مسلط شود.

۵٫مدیریت دانش در پی انجام کارهای جالب و جدید است.

۶٫مدیریت دانش شکلهای خاصی از دانش را سازمان داده و فعالیت های خاص مربوط به دانش را بهبود می بخشد.

۷٫مدیران دانش بر اعمال مدیریت پروژه، مدیریت تغییر و مدیریت فناوری تسلط دارند.

(Davenport&Prusak, 1998:34).

به اعتقاد ویگ و چرمن دو هدف عمده برای مدیریت دانش وجود دارد:

الف)هوشمندانه نمودن فعالیت های سازمان جهت کسب موفقیت های بیشتر.

۸٫ب) درک و فهم ارزش بهترین دارایی های دانشی سازمان که همان نیروهای انسانی هستند.

(Wiig&Chairman,1997:8).

برای نیل ‌به این اهداف، سازمان های مترقی، دارایی های دانشی را به طور اثر بخش ایجاد نموده، تغییر شکل داده، جایگزین نموده و از آن استفاده می نمایند. به طور کلی از دیدگاه مدیریتی، مدیریت دانش سیستماتیک چهار تأکید زیر را در بر می‌گیرد:

• • نظارت از بالا به پائین و تهسیل فعالیت های مربتط با دانش.

• • خلق، نگهداری زیر ساختهای دانشی.

• • تجدید، سازماندهی و تغییر دارایی های دانشی.

• استفاده از دارایی دانشی برای درک و فهم ارزش آن ها. (پیشین)

۲-۲-۶-رویکردهای مدیریت دانش

‌در مورد رویکردهای مدیریت دانش تقسیم بندیهای متفاوتی وجود دارد. که به عنوان نمونه به برخی از آن ها اشاره می شود: آپوستولو (۲۰۰۳) رویکردهای مدیریت دانش را به شکل زیر دسته بندی می‌کند: