به طور کلی، کتابداران می‌توانند با گرفتن تماس با نهادها و سازمان‌هایی که منابع خاکستری را تولید می‌کنند از طریق تلفن، فکس، ایمیل، نامه و پرداخت حق اشتراک، این منابع را تهیه کنند (همان).
مدیریت منابع خاکستری از طریق فهرست‌نویسی، تعمیر و نگهداری موضوع اصلی در کتابخانه‌ها است. اگرچه این موضوع به کتابخانه‌های تخصصی که عمدتاً این منابع را دارند مربوط می‌شود، اما کتابخانه‌های دانشگاهی نیز که وابسته به اهداف دانشگاه هستند نیز در آن سهیم‌اند.کتابخانه‌ها باید فهرستی از این منابع تهیه کرده و آن را در دسترس کاربرانشان قرار دهند. کتابخانه‌های کوچک ممکن است همه منابع خود را فهرست نکنند اما در فهرست‌های عمومی، منابع موجود خود را مشخص کنند (آگور[۸۰]، ۱۹۸۹، ص. ۳۸).
در مدیریت و سازماندهی منابع خاکستری در کتابخانه‌ها، همان روال معمول پردازش منابع دیگر دنبال می‌شود. این بدان منظور است که آن ها باید مهر بخورند، ثبت شوند، فهرست و طبقه‌بندی گردند. بنابرین با توجه به ماهیت این منابع انتظار می‌رود که آن ها با استانداردهای خاصی مرتب شوند که امکان دسترسی و بازیابی آن ها را بالاتر برد. طبق گفته سالانج[۸۱] (۲۰۰۷) در تعداد کمی از کتابخانه‌های دانشگاهی افریقا، تلاش می‌شود منابع خاکستری را به صورت دیجیتالی مدیریت کنند زیرا این کار دارای مزایای زیر است:
– در دسترس قرار دادن اطلاعات به طور وسیع؛
– توسعه مندرجات محلی (بومی) به صورت دسترسی پیوسته؛
– نگه‌داشتن/ ذخیره مدارک.
برای گسترش خط‌مشی‌ها علاوه بر فناوری‌ها افرادی که تدارک و فهرست‌نویسی این منابع را به عهده دارند می‌توانند راهنمای خوبی برای تعیین مشکلات و تهیه فهرست‌های گویایی که بتوانند مسائل آینده را مرتفع کنند، باشند(اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۹).
الیسون[۸۲]استدلال می‌کند که فروشنده ها باید ساختار منابع خاکستری را به گونه‌ای سازماندهی کنندکه بتوانند آن ها را به کتابخانه‌ها عرضه کنند و بعد کتابخانه‌ها با توجه به اهدافشان آن ها را خریداری کنند. در عین حال که این اندیشه، اندیشه خوبی است، اما مشکل آن این است که همه مواد کتابخانه که باید گردآوری شود تولیدات بیرونی هستند، وهمه منابع خاکستری قابلیت عرضه شدن را ندارندو طبق این نظر در حقیقت باید فهرست‌های موضوعی از همه منابع خاکستری منتشر شده در خارج به سازمان‌ها ارائه شود در صورتی‌که برخی از انتشارات درونی سازمان تمایلی به آمدن در این فهرست‌ها را ندارند.این استدلال ارزشمندی است که مطرح شده است ولی به تحقیقات بیشتر در این زمینه نیاز است (همان).
کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات برای مدیریت و توزیع اطلاعات و منابع خاکستری دسترسی و اشتراک این منابع را به وسیله دانشجویان و محققان را بالا خواهد برد و به توسعه کمک خواهد کرد. و همچنین باعث بازتر شدن مطالعات علمی خواهد شد. در این راستا،برای ایجاد هماهنگی و مدیریت مخزنی از اطلاعات خاکستری، در کتابخانه‌ها به صورت دسترسی پیوسته و ناپیوسته باید یک راهطولانی را طی کرد و همچنین باید منابع اولیه مورد نیاز برای پژوهش و گسترش در بیشتر کشورها تهیه شود (همان).
منابع خاکستری از مهم‌ترین منابع اطلاعاتی هستند که لازم است کتابخانه‌ها اقدامات لازم برای فراهم‌آوریو قابل دسترس کردن آن ها را برای کاربرانشان انجام دهند. در ادامه راه‌هایی برای بهبود مدیریت منابع خاکستری آمده است:
فراهم آوری: شناسایی و فراهم‌آوری منابع خاکستری باید با استانداردهای درستی (در مرحله جمع آوری) انجام گیرد، زیرا رویکرد روشنی در این زمینه وجود ندارد(مانسون و رین[۸۳]،۱۹۹۹؛ نقل در اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص ۱۱).فراهم‌آوری باید مطابق درخواست‌ها باشد بدین معنی که مطابق نیازهای جامعه استفاده‌کننده باشد که کمک مفیدی برای بازگو کردن نیازهای کاربران است،بعلاوه به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای کم کردن هزینه ها و تهیه نسخه های تکراری نیز می‌تواند مفید باشد (اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۱۱).
سازماندهی و پردازش: فعالیت‌های مداوم دولت‌ها در جهت بهبود شرایط، ماشینی‌کردن نمایه‌ها، بازشناسی نوری کارکترها، ترجمه ماشینی، همه در جهت بهره‌برداری از منابع سودمند هستند.در مورد منابع خاکستری نیاز است یک سری پردازش‌های سیستمی انجام گیرد که پردازش‌ها متناسب با درخواست‌ها شوند (همان).
انتشار و اشاعه: به طورکلی این موضوع مربوط به منابع خاکستری نیست زیرا مشکل واقعی فراهم‌آوری و پردازش آن‌هاست. و هنوز موضوع چاپی بودن و الکترونیکی بودن انتشار اسناد مهم است. اندازه برخی از گزارش‌های فنی انتقال یا ذخیره کردن الکترونیکی آن ها را سخت می‌کند. اشاعه و انتشار برای استفاده، کار زیادی برای آماده کردن تحلیل‌گرهای تجزیه سیستم اطلاعاتی دیجیتال می‌طلبد. معیار استاندارد متریک نیاز به ارزیابی هزینه های بهره‌وری منابع خاکستری به عنوان منبع جانبی درک و فهم دارد. اگر آن مشروط به ارزش و اهمیت نباشد پس فراهم آوری و پردازش اسلوب آن باید گویا باشد (همان).
منابع خاکستری گاهی از طریق مبادله با دیگر سازمان‌ها یا پرداخت وجه اشتراک قابل دسترسی هستند. پرداخت هزینه اشتراک سالانه اگرچه پرهزینه است اما اگر تمام موضوعات مورد نیاز راتحت پوشش قرار دهد، مناسب است. امکانات دیگر مورد استفاده برای پیداکردن منابع خاکستری شامل کوپن یونسکو است، همچنین روش‌های معمول دیگر خرید از طریق کتاب‌فروش‌ها و نمایندگی‌های اشتراک به منظور گسترش مجموعه این منابع است (همان).
به طور کلی برخی نکات مهم درباره درخواست منابع خاکستریوجود دارند بدین معنی که اگرشماره شناسایی مشخصی وجود دارد از آن استفاده شود؛ گزارش‌ها معمولا با افزایش شماره گزارش‌ها منتشر می‌شوند که این می‌تواند در شناسایی و تعیین داده ها بسیار مهم باشد؛ ظاهراً در سازماندهی این منابع، از روش‌های احتمالی استفاده می‌شود اما باید برخی از این روش‌ها که عملی‌ترندو مطابق با نیازهای کتاب‌شناسی استفاده کنندگان هستند مورد استفاده قرار گیرند (همان).
بنابرین در زمینه مدیریت منابع خاکستری مشکلات زیادی وجود دارد. چیزی که پیشنهاد می‌شود این است که کتابخانه‌ها در زمینه ذخیره کردن و ثبت فهرست‌های آن ها و ساختن فهرست‌های کامل و دستیاب‌پذیرتر و همکاری کردن با دیگر کتابخانه‌های خاص برای رسیدن به این هدفمشارکت بیشتر داشته باشند. همه منابع خاکستری ارزش گردآوری ندارند ولی باید آنهایی که ارزش گردآوری دارند و هنوز از بین نرفته‌اند را شناسایی کنند و اقدامات لازم برای کسب آن ها را انجام دهند (سیگل[۸۴]، ۲۰۰۴؛ نقل در اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۱۲). روش دستیابیبه محتوای منابع باز نسبت به منابع خاکستری راحت‌تر است. دستیابی و مدیریت مشکل منابع خاکستری روشن می‌کند که هنوز به یک سری توجیحات و رسیدگی‌ها برای تقسیم‌بندی اطلاعات نیاز است (اسایانده و آکپبور، ۲۰۱۲، ص. ۱۲).
