باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتی که کاربران آن را به کار نبرند توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدل‌ها با ابزار‌های و سیستم‌های رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روش های دستی برای سیستم یا مدل استفاده می‌شود .

۲-۵- چرخه حیات سیستم

هر ‌سیستمی در سیستم‌های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می‌باشد : آن متولد می‌شود ، رشد می‌کند ، تا به بلوغ می‌رسد ، عمل می‌کند و نهایت می‌میرد . این فرایند تحول چرخه حیات سیستم (SLC ) نامیده می‌شود و شامل مراحل ذیل می‌باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن .

دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیت‌های مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و مؤثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می‌شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از ین مراحل در سیستم‌های متفاوت ا ست ( رولی ، ۱۳۸۰: ۱۹۸ – ۹).

البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم ها به صورت رایانه ای طرح ریزی می‌شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستم‌های رایانه ای نسبتاً کوتاه می‌باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی ، ۱۳۷۲ : ۳۱۳).

امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می‌کنند و به آن منحنی عمومی‌حیات یک سیستم می‌گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارایی هر سیستمی‌تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک ( منبع قبلی ، ۷۲ – ۳۱۴ ).

۲-۶- اطلاعات

شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می‌سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می‌کند ( طالقانی ، ۱۳۸۲: ۱۷۸).

برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از این دو را ارائه می‌نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می‌باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می‌شوند پس اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می‌باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می‌شود . پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از ان دو باشد ( مک لوید ، ۱۳۸۷: ۱۶-۱۵).

اطلاعات در سیستم‌های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می‌شود : ۱- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت ۲- روش های ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های عامل ۳- روش های انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .

امروزه اطلاعات برگ برنده شرکت‌های بزرگ تجاری می‌باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکت‌های چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می‌باشد پس از آن ها به سیستم‌های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می‌باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راه هایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می‌کنند . سبک سیستماتیک : ( systematic) مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ، مانند روش سیستم‌ها دارد . سبک حسی ( intuitive ) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می‌دهد ( همان ، ۱۷۹ ).

از آنجا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیاز‌های اطلاعاتی سازمان یا مؤسسه‌ را یافته سپس به فراهم آوری و جمع‌ آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می‌داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مسئله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می‌شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می‌باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است ( همان ، ۳۴ ).

افزونگی به طور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که ‌در مورد داده ها وجود دارد ، لیکن افزونگی در فرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک نکته مهم در طراحی سیستم‌های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم‌های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .

۲-۷- اهمیت اطلاعات وسیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی‌است و انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می‌رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.