سازمان های خارجی سازمان گروه ها افراد
– وظایف مدیریتی
– طراحی سازمان
– تدوین استراتژی
– هدایت و کنترل
– تصمیم گیری
– طراحی خدمات و محصول
– مدیریت فرایندها
– فن آوری در حال تغییر
– انواع سیستم های اطلاعاتی
– سیستم های بین سازمانی
– شبکه های و ارتباطات
– بانک های اطلاعاتی
– سیستم های هوشمند
نمودار(۲-۱) فن آوری اطلاعات وچهارچوبی برای کاربرد آن
۲-۱-۱۱) اهمیت فن آوری اطلاعات
اطلاعات و فن آوری در یک حرکت رو به رشد در تعامل با یکدیگرند و با اثر متقابل، هر یک در ارتقای دیگری مؤثر است، ناگفته نماند که در این میان لیستهایی که حجم عظیم اطلاعات را پردازش نموده و آن ها را در قالب های فن آوری جای میدهند و امکان به کارگیری مؤثر آن ها را ایجاد میکنند نقش بسیار مهم ایفا مینمایند، که در حقیقت همان وظیفه ای است که سیستم های اطلاعاتی بر عهده گرفته اند. علی رغم روند رشد سرسام آور فن آوری و اطلاعات، در ابتدا سیستم های اطلاعاتی و علوم مربوط به آن از چنین رشدی برخوردار نبودند ولی در سال های اخیر این علوم با شیبی فزاینده چرخه سه گانه اطلاعات، فن آوری و سیستم های اطلاعاتی را به حرکت وا داشتهاند. علم سیستمها، در حرکت رو به رشد خود همزمان با ایجاد مایه های محکم و استوار مبتنی بر علوم پایه و متناسب با فن آوری های نوین به ارائه روش ها و الگوهای گوناگونی جهت توسعه سیستم ها پرداخته است. و در این راستا روش ها و ابزارهایی را به منظور پیشبرد و هدایت فرایند توسعه سیستم های اطلاعاتی ارا یه نموده است (رفیعی کرکوند، ۱۳۸۳، ص ۲).
در عصر فن آوری اطلاعات، سازمان ها به سازمان های الکترونیک تبدیل شده اند و کارکنان خارج از فضای فیزیکی به فعالیت مشغول اند. علاوه بر این تغییرات فن آوری و نیروی بی حد و مرز اینترنت باعث شده است که مشتریان بیش از گذشته به سازمان نزدیک شوند. به گفته یکی از مدیران شرکت مایکروسافت هر زمان احساس شکست کردید از مشتریان خود سوال کنید و همکاری آن ها را در پیشبرد اهداف سازمان کمک بگیرید (محمدیان روشن، ۱۳۸۹، ص ۲۷).
در عصر اطلاعات برعکس عصر صنعت که کارها تکراری بود و حضور فیزیکی کارکنان در محل کار ضروری مینمود،کارمندان میتوانند کار خود را در هر زمان و مکانی انجام دهند و بخش عمده کار بدون سرپرستی و به عنوان عضوی از یک تیم مدیریت به انجام میرسد. در بعد ساختار فیزیکی، عصر اطلاعات منجر به استقلال کار از فضا و زمان گردید. و در بعد ساختار اجتماعی نیز تحقیقات از گرایش ساختار اجتماعی به سوی ساختار ارگانیک و منعطف حکایت دارد (محمدیان روشن ۱۳۸۹، ص ۲۸).
۲-۱-۱۲) مزایای فن آوری اطلاعات
فن آوری اطلاعات قابلیت های زیادی در رفع مشکلات سازمان ها دارد.برخی مزایای فن آوری اطلاعات در زیر بیان شده است (صرافی زاده، ۱۳۸۸، ص ص۳۵-۳۴):
ـ بهبود عملیات سازمان
ـ توانایی انجام محاسباتی که قبلا مسیر نبوده است
ـ کاهش فعالیت ها و کارهای دفتری
ـ بهبود در کیفیت ودقت در کارها
ـ بهبود تصمیم گیری
ـ ارتباطات وهماهنگی بیشتر در سطح مؤسسه
ـ بهبود خدمات مشتریان
ـ ایجاد پیوند بین مشتریان و تدارک کنندگان کالا
ـ کاهش زمان فرایند کار
ـ پشتیبانی از استراتژی های سازمان
ـ بهبود رقابت
ـ بهبود طراحی مجدد فرایند کار
از دیدگاه دیگر، مزیت های IT را می توان به صورت زیر بیان کرد (جهانگیری ۱۳۸۶، ص ۷۰):
– از بین رفتن مرز جغرافیایی برای مطالعه، تجارت وارتباطات
– پیوستگی های اقتصادی، علمی و سیاسی
– افزایش توانایی ارتباطی،دستیابی، پردازش و انجام امور مالی در تجارت جهانی
– توسعه و پیشرفت چشمگیر در ابزارها، کاربردها، و سیستم های فن آوری
– افزایش اطلاعات وایجاد صنایع پیشرفته
– کاهش خطای انسانی در پردازش ها و اجرای امور
درعین حال استفاده از IT مشکلاتی هم در جامعه به وجود می آورد که به طور خلاصه عبارت اند از: (جهانگیری ۱۳۸۶، ص ۷۰)
ـ از دست دادن امنیت اطلاعات
ـ کنترل نشدن اطلاعات در شبکه جهانی و در نتیجه گمراه شدن کاربران در برخی موارد
ـ نیاز به سرمایه گذاری زیاد در زمینه IT
ـ انحصاری بودن استفاده از IT در بعضی از کشورهای جهان سوم
۲-۱-۱۳) اثرات به کارگیری فن آوری اطلاعات در سازمان
در جهان امروز فن آوری اطلاعات امکان سودمندی و کارآمدی اطلاعات را ممکن ساخته است. به کارگیری فن آوری اطلاعات IT، تحول گسترده ای را در امور اداری و سیستم های اطلاعاتی باعث شده است، طوری که امکان انتقال الکترونیکی داده ها، مدارک، اسناد و مکاتبات مختلف از طریق کامپیوتر و خطوط ارتباطات مخابراتی فراهم شده است. مطالعات و تحقیقات نشان میدهد که بین سرمایه گذاری در IT و بازده مؤسسات و بهره وری نیروی انسانی ارتباط دو سویه مثبتی وجود دارد. همچنین فن آوری اطلاعات و توانایی سازمان ها را افزایش میدهد و این در نتیجه افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری است، و نیز سبب تسهیل روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شود. یکی از نتایج عمده فن آوری اطلاعات IT تمرکز زدایی در عین تمرکزگرایی است. به این معنی که میتوان کارها را از راه دور انجام داد بدون آنکه لازم باشد تا در محل حضور فیزیکی و مستمر داشته باشیم که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابرشاه تأکید دارد. امروزه فن آوری اطلاعات IT دیگر سیستم های اطلاعاتی مدیریت از جمله EIS[106], OA[107], DSS[108], MIS[109] و … را در اختیار گرفته و به این ترتیب قطب اطلاعاتی مستقر در مرکز را قادر میسازد تا به افزایش کنترل خود بر مناطق و انجام عملیات تمرکزی اقدام نماید. بنابرین امکان افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری و مدیریت را فراهم می کند. فن آوری اطلاعات به عنوان یکی از مهم ترین ابزار جهت مشارکت دربازار جهانی است (مبارکی و همکار ۱۳۸۲، ص ۲).
