تنظیم و ثبت سند رسمی به نحو الکترونیکی نه تنها هیچ مشکلی ایجاد نمی کند، بلکه در اکثر قریب به اتفاق اسناد فعلی، مستقیما روی رایانه و به وسیله متن های آماده و نیز له کمک نرم افزارهای تخصصی خاص و حرفه ای نوشته می‌شوند.
ب – فرض های مختلف نحوه تنظیم سند رسمی الکترونیکی از نظر حضور متعاملین
در چهارچوب تحقق عملی سند رسمی الکترونیکی، فرض های مختلفی قابل وقوع است. یک مورد آن فرضی است که همه طرفین سند، در هنگام انعقاد عقد و امضای سند، در یک مکان حضور دارند، و در فرضی دیگر موردی است که یک یا چندین نفر از طرفین سند، فی المجلس حضور ندارند. در ادامه موارد مذکور مورد بررسی قرار گیرند.
۱- در فرض حضور همه متعاملین :
در توضیح عنوان «همه متعاملین» می توان گفت که یک طرف معامله ممکن است چند نفر باشند مثلا چند شریک در پلاک ثبتی واحد و یا فرضا شش نفر وراث مالک به عنوان فروشنده که در فرض مذبور در صورت حداقل، حضور همه شش نفر وراث یا نمایندگان قانونی آنان به عنوان معامل است. به نظر نمی رسد در خصوص حضور هم زمان همه افراد طرف معامله در محضر سردفتر به هنگام امضای سند، مشکلی وجود داشته باشد، خواه سند بر زمینه کاغذی باشد، خواه الکترونیکی؛ البته زمانی که تعادل کارآمدی میان اشکال متفاوت (کاغذی و الکترونیکی) رعایت شود. گویا این اصل برای تنظیم اسناد یک جانبه، که در آن ها فقط یک طرف متعهد می شود، رعایت می شود (مثلا در اسناد قرض، نمایندگی ها، گواهی ها و غیره …).
۲- سند رسمی الکترونیکی از راه دور (سند با فرض غایب بودن یک یا چندین نفر از اصحاب معامله) :
ایجاد سند رسمی الکترونیک از راه دور در ماده ۲۰ جدید از آئین نامه ۱۹۷۱ پیش‌بینی شده است. این ماده بیان می‌دارد:
«زمانی که یک طرف یا هر شخص دیگری که در امضای سند سهیم است، حضور ندارند و یا نماینده ای از طرف وی وجود ندارد، در محضر سردفتر تنظیم کننده سند، رضایت یا اعلام (قبول یا ایجاب) او توسط سردفتر دیگری که شخص مذبور در محضر وی حاضر می‌گردد، گرفته می شود و بدین صورت، سردفتری دیگر در ایجاد سند محضری[۱۲۸] شرکت می‌کند.
تبادل اطلاعات ضروری سند محضری، به وسیله شبکه انتقال اطلاعات مذکور در ماده ۱۶ انجام می پذیرد.
هر یک از سران دفاتر، رضایت و امضاء طرفین و یا شخصی که در سند شرکت می‌کند، را اخذ می‌کنند و سپس امضای ویژه خود را بر آن انجام می‌دهند.
سند زمانی کامل است که سردفتر تنظیم کننده سند، امضای الکترونیکی مطمئن خود را بر روی آن صورت دهد».[۱۲۹]
متن این ماده، نکته اساسی سند رسمی الکترونیکی را بیان می‌دارد. با تصریح به اینکه، طرفینی که نمی توانند در محضر سردفتر تنظیم کننده سند حاضر شوند، از این پس می‌توانند، رضایت یا اعلام خود را با حضور در محضر سردفتر دیگری که در سند شرکت می‌کند، تسلیم کنند.
همان طور که در سطور قبل دیدیم، در بند سوم ماده ۲۰ جدید آمده است:
«هر یک از سران دفاتر، رضایت و امضاء طرفین و یا شخصی که در سند شرکت می‌کند، را اخذ می‌کنند و سپس امضای ویژه خود را بر آن انجام می‌دهند»
این ماده به روشنی اعلام می‌دارد که «رسمیت» از حضور فیزیکی سردفتر در سند نشأت می‌گیرد و به طور انحصاری، مبتنی بر یک امضای ساده اصالت دهنده نیست. نقش سردفتر به عنوان مشاور و شاهد ممتاز، بدین گونه حفظ شده است، همان طور که در افکار حقوق دانان فرانسوی تبیین شده است «حضور واقعی سردفتر در مفهوم اصالت گنجانده شده است، ایم حضور، در واقع، عنصر اصلی سندیت را تشکیل می‌دهد. حضور سردفتر برای رسمیت بخشیدن به سند اجتناب ناپذیر است»[۱۳۰].
۲-۲-۲-۱-۳ آثار سند رسمی الکترونیکی
همان طور که پیشتر توضیح داده شد، برای سند رسمی غیرالکترونیکی آثاری وجود دارد از جمله معتبر بودن محتویات و مندرجات سند رسمی، بالا بودن حدود اعتبار اسناد رسمی، لازم الاجرا بودن سند رسمی، عدم نیاز به تودیع خسارت احتمالی در تقاضای تامین خواسته به استناد سند رسمی، عدم شمول مرور زمان نسبت به اسناد رسمی و لازم الاجرا، عدم امکان اظهار تردید و انکار نسبت به اسناد رسمی و غیره.
نظر به مداخله مامور رسمی در حدود صلاحیت و تبعیت از قانون در تنظیم و ثبت سند رسمی، این آثار را برای آن مترتب شده است و از آنجا تفاوت بین الکترونیکی یا غیرالکترونیکی بودن تنظیم سند تنها درشکل تنظیم آن است، بنابرین هر دو نوع سند در آثار یکسانند.
۲-۲-۲-۱-۴ وضعیت سند رسمی الکترونیکی در حقوق ایران
همان طور که قبلا اشاره شد، قانون‌گذار فرانسه با تصویب مواد قانونی لازم به ویژه الحاق بند دوم به ماده ۱۳۱۷ قانون مدنی، سند رسمی الکترونیکی را تعریف کرده و آن را پذیرفته است. قانون‌گذار ایران برگرفته از الزامات قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال در امور تجاری، قانون مربوط به تجارت الکترونیکی را با توجه به مقررات امضای الکترونیکی تدوین نموده و حتی در آن شرایط و آثار داده پیام (سند) مطمئن را تبیین نموده است، اما در مورد سند رسمی الکترونیکی تاکنون موضعی اتخاذ ننموده است. علی رغم اینکه حقوق ایران شباهت زیادی با حقوق فرانسه دارد و به ویژه این شباهت در امور ثبتی و سردفتری بسیار زیاد است، اما بنظر می‌رسد که کشورمان نه تنها فاقد مقررات لازم در این زمینه است، بلکه بستر ضروری برای محقق ساختن سند رسمی الکترونیک را نیز فراهم ننموده است. بنابرین به نظر می‌رسد که حقوق دانان، قوه قضائیه، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتران و دفتریاران، جهت ایجاد بستر لازم، شناسایی و دست یافتن به این فناوری مهم، باید برای مجهز ساختن سیستم ثبتی کشور به آن و پیشنهاد مواد قانونی لازم به قوه مقننه، اقدام نمایند.
۲-۲-۲-۲ سند عادی الکترونیکی
اسناد الکترونیکی که بدون حضور مامور رسمی یا خارج از حدود صلاحیت آن ها تنظیم می شود سند عادی الکترونیکی محسوب می‌شوند و از آثار و مزایای سند رسمی بی بهره هستند، اما مطابق با مواد ۱۲۹۱ و ۱۲۹۲ قانون مدنی ایران، هرگاه صدور سند از منتسب الیه تصدیق شود و یا در دادگاه ثابت شود که سند مذبور توسط منتسب الیه امضا یا مهر شده است، سند عادی در حکم اسناد رسمی است و انکار و تردید نسبت به آن مسموع نیست. البته پرواضح است این چنین سندی، سند رسمی نیست و از بسیاری آثار اسناد رسمی چون قدرت اجرایی بی بهره است. از همین رو، قانون‌گذار ایران در خصوص داده پیام و سوابق الکترونیکی مطمئن با امضای الکترونیک مطمئن، که صدور سند از منتسب الیه در آن ها محرز می‌باشد (بعلت تأیید شدن امضاء نزد مرجع ثالث صلاحیتدار)، تردید و انکار نسبت به آن ها را مسموع ندانسته است و همان اعتبار اسناد معتبر و قابل استناد در مراجع قضایی و حقوقی را نیز برای آن ها قائل شده است[۱۳۱] .
از همین رو بنا به معیاری که قانون تجارت الکترونیکی در تعریف امضای الکترونیکی مطمئن در اختیار ما قرار می‌دهد، می توان اسناد عادی الکترونیکی را از حیث اعتبار و ارزش اثباتی به دو دسته تقسیم کرد:
