۲-۱-۲-۱-۱٫ احراز سمت
در این مرحله لازم است مشخص شود که متقاضی اعمال حق، اصیل است یا نماینده و اگر نماینده است ضوابط حاکم بر نمایندگی مذبور، مستند سمت نمایندگی و حدود اختیارات نماینده، زوال و بقاء سمت وی، مورد بررسی قرار گیرد (همان، ص ۴۸٫).
الف) ضوابط قانونی حاکم بر نمایندگی‌ها متفاوت است برای مثال ضوابط حاکم بر وکالت در قانون مدنی و ضوابط حاکم بر قیمومیت و امانت و ولایت و وصایت در قانون مدنی و قانون امور حسبی تبیین شده و هر کدام ویژگی و محدوده خاص خود را دار می‌باشند.
ب ) مستند سمت نمایندگی در هر حال بایستی رسمی باشد. سند عادی را نمی‌توان مستند سمت در سند رسمی قرار داد. چنانچه سند عادی مستند سمت در سند رسمی قرار گیرد تردیدپذیری سند عادی به سند رسمی سرایت نموده و پایه های امنیت و اعتماد به سند رسمی را تخریب می‌نمایند (اذاجاءالاحتمال بطل الاستدالال) (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت: http://lawworld.blogfa.com/) .
ج ) حدود اختیارات هریک از گونه‌های مختلف نمایندگی متفاوت است و باید در تنظیم سند مورد توجه قرار گیرند. مثلاً قیم حق انتقال اموال غیرمنقول صغیر را طبق ماده ۸۳ قانون امور حسبی بدون تصویب دادستان ندارد و از سوی دیگر طبق ماده ۷۳ همان قانون دادستان و دادگاه حق دخالت در امور محوله به ولی یا وصی را ندارند (پنج‌تنی، پیشین، ص ۴۹٫).
د ) در صورتی که نمایندگی به هر دلیلی خاتمه پیدا کرده باشد نماینده سابق حق تنظیم سند رسمی تحت آن سمت را ندارد به عنوان مثال چنانچه ولی ولایتاً از طرف مولی علیه خود به شخصی وکالت فروش ملکی را داده باشد پس از رسیدن مولی علیه به سن ۱۸ سالگی سمت ولایت و به تبع آن وکالت زایل می‌شود (همان).
احراز اهلیت هر انسان متمتع از حقوق مدنی طبق ماده ۹۵۸ قانون مدنی، خواهد بود. لیکن هیچکس نمی‌تواند حقوق خود را اجراء کند مگر اینکه برای این امر اهلیت قانونی داشته باشد. طبق ماده ۵۷ قانون ثبت مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنون یا غیررشید یا به نحوی از انحاء قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید مگر اینکه معامله به وسیله قائم مقام قانونی اشخاص مذبور واقع شود (قانون مدنی، مصوب ۱۳۰۷).
بموجب قانون رشد متعاملین مصوب ۱۳۱۳ اشخاصی که به سن ۱۸ سال شمسی تمام رسیده اند در محاکم عدلیه و ادارات دولتی و دفاتر اسناد رسمی رشید محسوب می‌شوند مگر اینکه عدم رشد آن ها به طرفیت مدعی العموم در محاکم ثابت گردد.
ماده ۱۲۱۰ قانون مدنی رسیدن صغار به سن بلوغ (دختر ۹ سال قمری و پسر ۱۵سال قمری) را دلیل رشد قرارداده و خلاف آن را محتاج اثبات دانسته، بنابرین صغار پس از رسیدن به سن رشد حق دخالت در کلیه امور خود را دارند مگر امور مالی که در تبصره ۲ همان ماده استثناء شده است. اعمال کنندگان حق، اعم از اینکه اصیل باشند یا نماینده و قائم مقام قانونی باید اهلیتشان احراز شود تا بتوان آثار عمل حقوقی را به آن ها یا به مرجع نمایندگی آن ها بار نمود در غیر اینصورت سند رسمی فاقد رکن اهلیت بوده و قابل ابطال می‌باشد (رأی وحدت رویه شماره ۳۰ مورخ ۳/۱۰/۱۳۶۴).
۲-۱-۲-۱-۲٫ احراز هویت
طبق ماده ۵۸ قانون ثبت اسناد و املاک و به تصریح ماده ۸ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ احراز هویت متعاملین به موجب شناسنامه معتبر آن ها صورت می‌پذیرد.
طبق ماده ۲ قانون الزام اختصاص شماره ملی و کدپستی برای کلیه اتباع ایرانی مصوب ۱۳۷۶ و بخشنامه شماره ۶۲۳۴ مورخ ۱۸/۲/۱۳۸۱ ریاست جمهور و کد ۷۰۳ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی احراز هویت علاوه بر شناسنامه با کارت ملی نیز صورت می‌پذیرد.
در روند احراز هویت متعاملین تطبیق اطلاعات موجود در شناسنامه و کارت ملی با شخصی که مدعی هویت مندرج در آن ها است اهمیت زیادی دارد و احراز هویت محدود به تطبیق چهره شخص با عکس موجود در مدارک هویتی نمی‌شود، بلکه علاوه بر آن تطبیق سایر اطلاعات هم باید صورت پذیرد. مثلاً در صورتی که سن در مدارک هویتی ۴۰ سال است ولی فردی که مورد احراز هویت قراردارد حدوداً ۲۰ ساله تشخیص داده شود، باید اشکالی در کار باشد و ضرورت دارد بررسی بیشتر جهت احراز هویت صورت پذیرد و نیز در صورتی که مدارک نشان می‌دهد که فردی متولد و ساکن مشهد است ولی نحوه تکلم مدعی هویت حکایت از فردی آذربایجانی و یا کرمانی دارد (پنج‌تنی، پیشین، ص ۵۰).
۲-۱-۲-۱-۳٫ احراز رضایت
در مورد اسناد رسمی انشاء معامله به وسیله امضاء و اثر انگشت اثبات می‌شود. اصحاب معامله و طبق ماده ۱۸ آئین نامه قانون دفتر اسناد رسمی سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نماید مگر آنکه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسیده باشد (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷) .
طبق ماده ۶۵ قانون ثبت «امضای ثبت سند پس از قرائت آن توسط طرفین معامله یا وکلای آن ها دلیل رضایت آن ها خواهـد بـود.» ماده ۱۸ قانـون دفاتر اسناد رسـمی و کانـون سـردفتـران و دفتـریاران به ضـرورت امضای اصحاب معامله در ثبـت سند اشـاره دارد. رضـایت در اسناد رسمی بدون علم و درک مفاد سند ممکن نیست.
بنابرین آثار سند رسمی و احکام ناشی از عمل حقوقی باید برای طرفین روشن باشد و در صورتی که یکی از اصحاب دعوی کور و کر یا گنگ و بی سواد باشد و یا زبان فارسی نداند تفهیم مفاد سند از طریق معتمد و مترجم انجام و انشای سند با امضا و اثر انگشت آن ها صورت می‌پذیرد. در صورتی که سند رسمی فاقد رکن رضایت باشد دیگر نمی‌توان به صحت و درستی آن اعتماد کرد و چنین سندی قابل ابطال می‌باشد (ارکان تنظیم و ثبت سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت: http://lawworld.blogfa.com/).
۲-۱-۲-۱-۴٫ احراز صحت عمل حقوقی
در ماهیت اسناد رسمی عقود و ایقاعات تحقق می‌یابند و هریک از عقود و ایقاعات اعم از اینکه به صورت عمل حقوقی معین تنظیم شوند و یا نامعین ویژگی‌های خاص قانونی خود را دارا است که در تنظیم سند رسمی باید مورد لحاظ واقع شوند. به عنوان مثال طبق ماده ۷۷۲ قانون مدنی در عقد رهن و طبق ماده ۵۹ همان قانون در وقف، قبض شرط صحت است. بنابرین این نکته در هنگام تنظیم سند رهنی و یا وقفی باید رعایت شود و همچنین تعلیق در ضمان طبق ماده ۶۹۹ قانون مدنی موجب بطلان عقد ضمان است لذا تنظیم ضمان معلق به صورت سند رسمی ممنوع است و در صورت تنظیم قابل ابطال می‌باشد. همچنین درجائی که‌قرار است وکالت اعطائی ازسوی ولی‌مورد استناد واقع‌شود چنانچه مولی‌علیه کبیر شده و ولایت‌ولی‌ساقط شده باشد اختیارات اعطائی در این وکالت به تبع سقوط ولایت ساقط می‌شود. بنابرین در هنگام تنظیم سند باید به ماهیت عمل حقوقی‌ای که در اسناد رسمی شکل می‌گیرد توجه نموده و شرایط هر یک از آن ها را در نظر گرفت در صورتی که شرایط صحت عمل حقوقی مذبور رعایت نشود سند رسمی قابل ابطال است (پنج‌تنی، پیشین، ص ۵۱٫).
۲-۱-۲-۲٫ ارکان شکلی سند رسمی
