طبق تعریف انیستیتو مدیریت پروژه آمریکا (PMI)^[4] پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌های موقتی است که برای تحقق یک هدف مشخص و ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات مشخص انجام می‌پذیرد.

بر اساس این تعریف و طبق توضیحات PMI ویژگی‌های که یک پروژه را می‌توان ‌به این شرح بیان کرد. اول اینکه پروژه یک کار منحصر به فرد، جدید و غیر تکراری است. جدید بودن پروژه ‌به این مفهوم است که پروژه یک محصول منحصر به فرد با مشخصات فنی تعیین شده دارد، هرچند ممکن است محصول پروژه مشابه محصولات پروژه های دیگر باشد. ویژگی بعدی پروژه این است که پروژه دارای یک نتیجه عینی در قالب محصول یا ارائه خدمت است. عملاً زمانی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را می‌توان در قالب یک پروژه مطرح کرد، که این مجموعه فعالیت خروجی قابل ارائه داشته باشند، و نه اینکه ارائه محصول در آن ها در گرو اجرای پروژه دیگری باشد موقتی بودن پروژه و به عبارتی داشتن یک نقطه شروع و پایان قابل تعریف ویژگی دیگر پروژه‌هاست. بر این اساس مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که به صورت مستمر در سازمانی در جریان هستند، را نمی‌توان پروژه دانست. هر جزء از پروژه دارای زمان – منابع و هزینه خاصی است که روابط و وابستگی خاصی بین آن ها حاکم است و نیازمند منابع کاری و مصرفی مختلفی است. در نهایت محصول پروژه بایستی در زمان مقرر و با هزینه مشخص انجام پذیرد، در صورتی که زمان دستیابی به هدفی محدود نباشد، به مجموعه فعالیت‌هایی که جهت دستیابی به آن هدف انجام می‌پذیرد نمی‌توان پروژه گفت (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

۲-۳-۲- مدیریت پروژه

جهت ارائه تعریفی برای مدیریت پروژه، با بررسی منابع، مشخص می‌شود که منابع مختلف تعاریف متنوعی برای مدیریت پروژه ارائه کرده‌اند. بر اساس تعریف PMI مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزار و تکنیک‌هایی جهت فعالیت‌های پروژه است تا نیازهای پروژه برآورده شود. مدیریت پروژه از طریق استفاده و یکپارچه‌سازی فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و پایانی مدیریت پروژه انجام می‌شود (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

مدیریت یک پروژه به صورت مشخص، کارهای زیر را بایستی پوشش دهد:

• • شناخت نیازها

• • ایجاد اهداف روشن و قابل دستیابی

• • ایجاد توازن میان درخواستهای متناقض ‌در مورد کیفیت، محدوده کاری، زمان و هزینه

• پذیرش مشخصات، برنامه ها و روش‌ها ‌در مورد انتظارات متفاوت ذینفعان مختلف

۲-۳-۳- طرح

همان‌ طور که پیشتر اشاره شد به مجموعه‌ای از پروژه ها که به صورت هدفمند در راستای مزایا و اهداف استراتژیک در یک مجموعه قرار گرفته‌اند، طرح گفته می‌شود. تعریف بهتر طرح تعریف ارائه شده توسط انیستیتو مدیریت پروژه (PMI) است که در آن طرح عبارت است از مجموعه‌ای از پروژه های مرتبط به هم که به خاطر منافعی که از مدیریت هماهنگ آن ها حاصل می‌شود، لازم است به صورت هم‌راستا (و نه به صورت جداگانه) مدیریت می‌شوند. تعاریف مشابهی در منابع دیگر برای طرح ارائه شده است. به­عنوان نمونه طرح­کاری است که برای یکبار با مقاطع آغاز و پایان مشخص، اهداف، محدوده و معمولاً بودجه مشخص و روشن انجام می‌شود. “دکتر جی.ام. جوران می‌گوید:”طرح مسئله‌ای است که حل آن مستلزم زمانبندی است. ” هدف طرح در قالب اهداف جزیی‌تر، اهداف پروژه های زیر مجموعه طرح را تشکیل می‌دهد و باید از قبل تعیین شده باشند. همچنین هر طرح با هزینه معین اجرا می‌گردد. هزینه اجرای طرح در مراحل اول سنجیده می‌شود و کلیه عوامل و مراحل عملیات و خدمات موضوع طرح را در برمی‌گیرد. هزینه طرح معیاری برای تشخیص اقتصادی بودن و مقایسه طرح‌های مختلف با یکدیگر و عامل اصلی در ارزیابی طرح است. (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

با مقایسه تعریف طرح در منابع مختلف، می‌توان گفت که طرح مجموعه‌ای از عملیات و خدمات است که در قالب چندین پروژه مرتبط به هم طی دروه زمانی مشخص و با هزینه معین تعریف و به اجرا در می‌آید. نتیجه دیگری که از تعریف طرح می‌توان گرفت این است که طرح کلیه عناصر تشکیل دهنده یک پروژه را شامل می‌شود. به عبارتی یک طرح مجموعه‌ای از ‌‌فعالیّت هاست که در یک دوره زمانی معین اجرا شده و زمان اجرای طرح بسته به کوچکی، بزرگی، ‌پیچیدگی یا سهولت عملیات، محل اجرا و عوامل دیگر پروژه های تشکیل دهنده آن داردکه به منظور نیل به هدف یا ‌هدف‌های‌ معین اجرا می‌گردد.

۲-۳-۴- مدیریت طرح

مدیریت طرح را می‌توان عاملی که امکان به کارگیری و استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه در مدیریت هماهنگ مجموعه‌ای از پروژه ها در سازمان در جهت دستیابی به دستاوردها و اهداف تعیین شده فراهم می‌کند تعریف نمود. استاندارد PMI مدیریت طرح را شامل مدیریت متمرکز و هماهنگ طرح جهت دستیابی به منافع و اهداف استراتژیک آن معرفی می‌کند. همچنین در این زمینه استفاده از چند موضوع مدیریتی جهت اطمینان از موفقیت طرح مجاز شمرده شده است. این زمینه‌ها شامل: مدیریت سود، مدیریت ذینفعان و نظارت بر طرح می‌باشد. مدیریت چند پروژه به وسیله طرح این امکان را فراهم می‌آورد تا هزینه، زمانبندی و سایر تلاش‌ها بهینه و یکپارچه شوند. پروژه ها ممکن است به دلیل ارائه محصول قابل تحویل مشترک و یا ویژگیهایی مشترکی مانند مشتری، فروشنده، تکنولوژی و منابع به یکدیگر وابسته باشند. طرح، پروژه ها را به روش های گوناگونی که شامل موارد زیر می‌باشد، بهم مرتبط می‌سازد:

• • وابستگی متقابل وظایف در میان پروژه ها مانند تأمین نیازهای منظم سازمان یا تحویل یک خدمت تواناسازی

• • محدودیت منابع که ممکن است پروژه های شامل طرح را تحت تأثیر قرار دهد.

• • فعالیت‌های کاهش دهنده ریسک که مسیر یا زمان تحویل چندین پروژه را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

• • تغییر مسیر سازمان که کار پروژه ها و روابط متقابل آن ها را با سایر پروژه ها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

• کاهش قیمت‌ها ‌در مورد موضوعاتی که شامل تغییرات محدوده کاری،کیفیت، مدیریت ارتباطات، ریسک‌ها و یا وابستگیها/وجوه مشترک طرح می‌باشد.

مدیریت طرح بر وابستگی میان پروژه ها تمرکز کرده و سرعت پیشرفت بهینه شده‌ای را برای طرح تعیین می‌کند. این امر باعث برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل مناسب پروژه ها در طرح می‌شود. ماهیتاً عواملی مانند منافع استراتژیک، برنامه‌ریزی هماهنگ، منابع به اشتراک گذاشته شده، وابستگی‌ها و سرعت پیشرفت بهینه شده در تعیین اینکه آیا چند پروژه باید به عنوان یک طرح مدیریت شوند کمک خواهد کرد. (Project Management Institute، ۲۰۱۰).

۲-۳-۵- رابطه بین مدیریت طرح و مدیریت پروژه