ملزومات انجام کار مانند اسناد، نقشهها، طرحها، تجهیزات فنی و تخصصی و… توسط سازمان ذیربط برای وی پیشبینی و تامین می شود و در محل انجام دورکاری(منزل وی یا هر کجای دیگر) در اختیار او قرارداده می شود (عباسی، ۱۳۹۰).
۲-۳-۳- مهمترین پیش نیازهای پیاده سازی و اجرای برنامه های دورکاری
برای اجرا و پیاده سازی یک برنامه موفق دورکاری میبایست زمینهها و منابع لازم برای آن فراهم باشد . در این ارتباط پرز و همکاران(۲۰۰۵) سه نوع منبع معرفی میکنند. منابع انسانی مورد نیاز که در سازمانهایی فراهم است که کارکنان آن ها درگیری بیشتری با مشاغلی که ماهیت دانشی و فروش خدمات و محصولات داشته؛ دارای مهارت بالا در استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات، دسترسی از راه دور در استفاده از این فناوری و درگیر در طراحی مشاغل و برنامه ریزی میباشند. منابع فناورانه به وجود زیرساختهای لازم فناوری اطلاعات و ارتباطات و سرمایه گذاری سازمان در این زمینه اشاره دارد و منابع سازمانی در سازمانهایی است که از روش های منعطف و متنوع انجام کار و پرداختها استفاده نموده ، فعالیتهای بیشتری را برون سپاری کرده، تأکید بر مدیریت بر مبنای نتیجه داشته و دارای واحدها و بخشهای بیشتری میباشند (پیرز، ۲۰۰۵).
بر اساس مطالعه ای جامع کوالکسکی و سوانسون (۲۰۰۵) نیز سه عامل ضروری را برای اجرای موفقیت آمیز برنامه های دورکاری درسه سطح کارکنان ، مدیریت و سازمان تقسیم بندی میکنند:
۲-۳-۳-۱- حمایت و پشتیبانی
اولین و مهمترین عامل موفقیت برنامه های دورکاری حمایت میباشد به طوری که تمام سطوح سازمان میبایست از این برنامه ها حمایت نمایند. که حتما بایستی این حمایتها از مدیریت عالی سازمان شروع گردد .به علاوه حمایت مدیریت عالی، حمایت ابزارها و تجهیزات نیز ضرو ری است به طوری که تحقیقات نشان میدهد دورکارانی که حمایتهای لازم فناورانه را کسب میکردند نه تنها رضایت بیشتری داشتند بلکه این حمایتها تاثیر بیشتری از پرداخت پاداشهای مادی بر جابجایی کارکنان داشت (هینز و آرچامبالت، ۲۰۰۲).
حمایتهای فناورانه شامل تامین تجهیزاتی همچون تلفن، اینتر نت، رایانه، نرم افزارهای مورد نیاز و همچنین دسترسی به افراد متخصص که بتوان در مواقع مواجهه با مشکل از آن ها یاری خواست. به طور مثال شرکت مریل لینچ گروهی از متخصصان فناوری اطلاعات را مامور تامین مایحتاج دورکاران نموده بود. این گروه از ۷ صبح الی ۷ شب در دسترس بودند و برای مشکلات به وجود امده راهنمایی ارائه میدادند. در سطح مدیریتی نیز حمایت مدیریت و سرپرست مستقیم لازم است. طبق تحقیقات انجام شده روابط مثبت و حمایتهای عاطفی سرپرست از دورکاران باعث ارتقای روحیه و همچنین سطح بالای کیفیت کار / زندگی، سطح بالای عملکرد کاری و روابط بهتر با سازمان میگردد.
حمایت از طریق آموزش شکل دیگری است که توسط مدیریت عالی هم برای مدیران و هم برای کارکنان میباشد. مدیران میبایست درباره دورکاری و مزایای آن آموزش دیده تا دانش آنان درباره مزایای دورکاری افزایش یابد. تحقیقات نشان میدهد که آموزش مدیران درباره مزایای دورکاری باعث افزایش پذیرش دورکاری در سازمان میگردد. بر طبق تحقیقاتی که در سال ۱۹۹۷ در شرکت IBM به انجام رسید. ترس مدیران میانی از دورکاری یکی از مهمترین موانع دورکاری و حمایت آنان از برنامه های دورکاری بود. در سطح کارکنان تحقیقات نشان میدهد که دورکاران با مشکلات عدیده ای درباره تعادل میان کار و زندگی دست و پنجه نرم میکنند (کوالسکی، ۲۰۰۵).
۲-۳-۳-۲- ارتباطات
دومین عامل ارتباطات میباشد. زمانی که مدیریت و کارکنان با هم اما در مکانهای مختلفی کار میکنند ارتباطات پیچیده تر میشود. با توجه به کاسیرز (۲۰۰۰) مهارتهای ارتباطی جدید برای جلوگیری از احساس انزوای کارکنان ضروری است. به علاوه دورکاران لازم است بدانند چه انتظاری از آنان میرود و اینکه هنوز جزئی از سازمان میباشند. در سطح سازمانی ارتباطات رسمی به صورت شکلی از خط مشیهای سازمان ضروری است. (تریمبلی، ۲۰۰۳). منوچهری و پینکرتون (۲۰۰۳) معتقدند خط مشیهای دورکاری بایستی پاسخگوی مسائلی همچون حفظ حریم شخصی، سلامت و ایمنی، امنیت، پرداختها در مقابل کار، استفاده از تجهیزات و مسائلی از این دست باشد. بسیاری از سازمانهایی که در این امر موفق بوده اند دارای خط مشیهای رسمی برای دورکاری بوده اند. ارتباطات یک عامل ضروری چند جانبه از سرپرستان با کارکنان، کارکنان با سرپرستان ، و همکاران با یکدیگر میباشد که میتواند از طریق تلفن، ویدئو کنفرانس و یا ملاقاتهای اینترنتی صورت گیرد. بدون ارتباطات در این سطح و نبود تعاملات رودررو باعث میگردد دورکاران دچار انزوای اجتماعی شده به طوری که تحقیقات نشان میدهد انزوای اجتماعی از جمله مهمترین معایب دورکاری میباشد (کوالسکی، ۲۰۰۵).
۲-۳-۳-۳- اعتماد
سومین عامل ضروری موفقیت برنامه های دورکاری اعتماد میباشد. مدیران میبایست به کارکنان درباره توانی آنان برای انجام کار اعتماد نمایند. همین طورکارکنان بایستی به مدیران درباره اینکه با آنان عادلانه رفتار خواهد شد اعتماد نمایند. و در نهایت اگر فرهنگ سازمان مبتنی بر اعتماد نباشد اعتماد بین مدیران و کارکنان امکان پذیر نیست. استیپلز (۲۰۰۱) نشان داد که در شرایط دورکاری اعتماد رابطه مثبتی با ادراک عملکرد خوب و رضایت شغلی و رابطه منفی با استرس شغلی دارد. فرهنگ مبتنی بر اعتماد یکی از الزامات ضروری موفقیت برنامه های دورکاری است که نیازمند بازتفکر دوباره بر روی مفهوم کار و چگونگی ارزشیابی و جبران کار میباشد. که یکی از مهمترین مؤلفههای چنین فرهنگی سیستم مدیریت عملکرد مبتنی بر نتایج است. در این سیستم بهره وری بر اساس انجام کار و پروژه واگذار شده به افراد و نه بر اساس میزان ساعات صرف شده برای آن یا حضور فیزی کی در محل کار سنجیده میشود. هنجارها و نگرانیهایی که افراد را مجبور به حضور فیزیکی حدا قل ۵ تا ۸ ساعت روزانه در محل کار میکند میبایست جای خود را به نگرانیها درباره نتایج، بهره وری و کیفیت کار دهند. با تغییرات عصر صنعتی بسیاری از مدیران با تفکرات سنتی درباره کنترل و مدیریت با چالش مواجه گردیده ان چراکه آن ها حاضر نیستند مسئولیت و اعتماد به کارکنانی را که در جای دیگری و دور از چشم آن ها فعالیت میکنند را بپذیرند (کوالسکی، ۲۰۰۵).
۲-۳-۴- مزایای دورکاری
دورکاری منافع قابل توجهی را برای سازمانها(کارفرمایان)، کارکنان، جامعه وبخصوص جوامع محلی به ارمغان می آورد. برخی از مهمترین مزایای نظام دورکاری را می توان در ابعاد سازمان، فرد، جامعه به شرح زیرخلاصه نمود:
۲-۳-۴-۱- صرفه جویی در هزینه ها
انجام کار توسط کارکنان در محل سازمان، متضمن هزینه های مختلف اداری مانند امکانات، تجهیزات، فضا و خدمات رفاهی، ارتباطات و… است. سازمانهایی که روش دورکاری را انتخاب میکنند، صرفه جوییهای زیادی در مصرف هزینه های مذبور خواهند داشت. بنابرین، سازمانها قادر میشوند تا در هزینه های خود صرفه جویی شایانی نمایند.
سازمانها با به کارگیری روش دورکاری با ترکیب بهینه عوامل کار به کاهش قابل توجهی در هزینه های تولید احصول یا ارائه خدمات دست مییابند. زیرا، کار با وجود دانش و مهارت کافی، میتواند در هرکجا که هزینه کمتری را طلب کند، انجام شود.
