۲-۲-۳- تعاریف بودجه
بودجه به عنوان مهم ترین سند مالی عملیات دولت، نقش مهمی را در دستیابی به هدف های برنامه های درازمدت توسعه کشور دارد. از این رو، تلاش برای بهبود آن، همواره مورد توجه بوده است. به طور کلی، تا دهه های اخیر بحث های بودجه ای بر دروندادهای دولت از قبیل مقدار منابع، تعداد کارکنان و … متمرکز شده بود و نظریه های مختلفی برای نحوه اداره و (PEM[13]) ارائه شده بود که شناخته شده ترین آن ها مدیریت دولتی سنتی (PA[14])است و تا اوایل دهه ۱۹۸۰، جریان فکری مطرح در حوزه مدیریت بخش دولتی به شمارمی رفت. اما با ظاهر شدن ابعاد منفی و نقاط ضعف آن، گسترش فرهنگ پاسخ گویی مدیران و همگام با پیشرفت فنون مدیریت دولتی و حسابداری مدیریت، جریان فکری جدیدی در کشورهای انگلیس و آمریکا با عنوان مدیریت دولتی نوین (NPM[15]) ظهور کرد که بر خصوصی سازی پیمانکاری شاخص های عملکرد و استفاده از ارزیابی عملکرد تأکید داشت (فروغی و همکاران، ۱۳۹۱).
بودجه عبارت است از برنامه عملیات بر حسب مقادیر برای یک دوره معین از زمان. به طور کلی بودجه ها دو نقش اصلی دارند: یکی اینکه مجوز خرج اند به این معنی که به مدیران اجازه می دهند که در قسمت های سازمان خود مقادیری از هزینه را به حساب بگذارند و دیگر اینکه عامل مقایسه عملکرد جاری اند مانند معیاری که می توان عملیات جاری را با آن کنترل کرد. این دو نقش در سیستم برنامه ریزی و کنترل بودجه ای درهم می آمیزد. دو ابزاری که برای بقای هر سازمانی حیاتی است (Scarlett,2005).
بودجه شاهرگ حیاتی هر سازمان یا نهاد دولتی است. زیرا دولت تمام فعالیتهای مالی خود اعم از تولید، خدمات و کسب درآمد را بر اساس سند و قانون بودجه انجام میدهد. «بودجه بندی» را فرایند تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود می دانند. بودجه هدفها وراهبردها را به صورت عبارتهای مالی درآورده و راه اجرای برنامه و کنترل پیشرفت آن ها را هموار میسازد (مرادی و همکاران،۱۳۹۱).
بودجه عبارت است از پیشبینی درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه ها و عملیات معین که در دوره محدودی از زمان انجام می شود بودجه عملیاتی عبارت است از برنامه ریزی سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان میدهد. این به معنی آن است که با میزان مشخصی مخارج انجام شده در هر برنامه باید مجموعه معینی از اهداف تأمین شود. نیاز شدید شرکتها، سازمانها و مؤسسات به بودجه به عنوان ابزار برنامه ریزی و کنترل باعث گردیده که سعی شود از این ابزار به نحو احسن و مطلوبی استفاده نمایند (تشرفی، ۱۳۸۸).
بودجه ها نوعی علامت هستند. وقتی که شرکت کنندگان در زمینه بودجه وارد عمل میشوند اطلاعاتی درباره ارجحیتهای دیگران به دست می آورند و منویات خود را نیز از طریق انتخاب هایی که انجام میدهند انتقال میدهند. در اینجا بودجه را می توان شبکه ای از ارتباطات دانست که در آن به طور مستمر تولید میگردد. و بازخور این اطلاع به شرکت کنندگان در بودجه بندی میرسد وقتی بودجه به تصویب برسد خود به یک سابقه تولید می شود این امر که قبلا اقدامی صورت گرفته است اقبال تکرار آن را به میزان چشمگیر به طور گسترده ای افزایش میدهد (محمدی، ۱۳۷۶).
بودجه ریزی فرایند توسعه در کوتاه مدت است و شامل تهیه و تنظیم و پیشنهاد بودجه، تصویب، اجرا و نظارت بر بودجه در یکسال مالی است. بودجه ریزی تفکر منسجم از منابع مالی محدود در برابر نیازهای نامحدود است به طوری که ارتباطات همه جانبه بین منابع مالی و غیر مالی لحاظ شده باشد. به عبارت دیگر بودجه ریزی برآورد منطقی حجم عملیات در مقابل اعتبارات است ( عباسی، ۱۳۸۹).
۲-۲-۴- بودجه ریزی به معنی عام و خاص
واژه بودجه در فارسی از زبان فرانسه اقتباس شده و در فرانسه نیز از انگلیسی اقتباس شده است و علت این امر آن است که رویه تنظیم بودجه و به تصویب رساندن آن در پارلمان ابتدا از کشور انگلستان شروع شده است. در حقیقت، واژه بوژت[۱۶] یک واژه فرانسه قدیم است و به کیف چرمی اطلاق می شده است که وجوه نقد را در آن نگهداری میکردند، در انگلستان کیف چرمی که محتوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بود توسط خزانه دار وی، که بعداً وزیر دارایی نامیده شد، برای تصویب وجوه مورد نیاز پادشاه به پارلمان عرضه می شد. آن کیف، باجت[۱۷] نامیده می شد و بهتدریج اطلاق اصطلاح بودجه از کیف به محتویات آن تغییر یافت. به عبارت دیگر صورتحساب های مذبور بهتدریج در یک صورتحساب واحد گنجانده و تحت عنوان باجت در انگلیس و بودجه در فرانسه به کار رفت و در سایر زبانها نیز مورد استفاده قرار گرفت (مهدوی، ۱۳۸۶).
بودجه عبارت است از «شرح صورت وضعیت و پیشبینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره درآینده یک سازمان و یک ابزار مدیریتی است که مدیر را در کنترل و سلامت مالی سازمان کمک میکند استفل بودجه در سازمانهای تخصصی را این چنین تعریف میکند: بودجه ریزی مشخص کردن، تخصیص دادن، بهبود و نظارت و مدیریت صندوق مالی سازمان است که یکی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت میباشد. تالبوت بودجه را به عنوان یک موقعیت پولی مناسب برای سازمانهایی که نگرانیهایی درباره اولویتهای سازمان دارد، تعریف میکند. سه هدف عمده بودجه عبارتند از:
۱ – برنامه ریزی
۲ – همکاری ومشارکت
۳ – نظارت وکنترل
این سه هدف چنین بیان میدارد که بودجه و فرایند مدیریت مالی انعطاف پذیر است و برای یک دوره مالی جوابگو میباشد چرا که بودجه معمولی ترین بُعد (مخرج) یک سازمان است و در چرخه هر سازمان ثابت میباشد (همان منبع).
۲-۲-۵- فرایند بودجه ریزی
فرایند دانش براین است که از مجموعه ای قواعد و ضوابط پیروی کرده و مبتنی بر دانش تجربی خبرگان تصمیم گیرنده است. بخشی از این دانش در ذهن خبرگان، برنامه ریزان، مدیران و بخشی دیگر در دل داده های مالی سازمان نهفته است. در این صورت استخراج این دانش و فرموله بندی آن میتواند مبنایی برای شکل گیری پایگاه دانش یک سیستم خبره باشد که تا حد زیادی پاسخگوی ویژگی های کیفی تصمیم گیری در بودجه ریزی است. از طرف دیگر توجه به اطلاعات در دسترس که از سیستم های مدیریت اطلاعات مالی و داده های مربوط به عملکرد سازمان، اطلاعات حسابداری و پایگاه داده های ملی یکی از ورودی های سیستم های بودجه ریزی محسوب می شود. در این صورت ارتباط تنگاتنگی بین پایگاه های داده سازمان و سیستم های بودجه ریزی وجود دارد که میتواند یک سیستم خبره رایانه محور به خوبی مدیریت شود (آذر و همکاران، ۱۳۹۰).
بودجه ریزی را به عنوان فرایند« تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود» میدانند. مجموع کوشش هایی که صرف تدوین بودجه و تخصیص منابع می شود به منظور «حداکثر استفاده» از منابعی است که معمولا در حد کفایت نمی نمایند و به اصطلاح اقتصادی کمیاب هستند بنابرین در راه رسیدن به اهداف مطلوب ضرورت دارد به نحوی از منابع محدود استفاده شود که در تبدیل کل منابع به پول بتوان گفت با حداقل هزینه، حداکثر استفاده به عمل آمده است (اعتباریان و همکاران، ۱۳۹۲).
سازمانهای تابعه دولت به سه دلیل عمده به بودجه بندی نیازمند هستند:
